10 trucuri pentru o mai bună organizare

22 04 2008


Sursa : ATAC -Madone

Până nu vei ajunge să te preţuieşti pe tine.. nu-ţi vei preţui suficient nici timpul; până nu-ţi vei preţui cu adevărat timpul, nu vei face nimic semnificativ cu el.” Asta spunea Scott Peck şi bine zicea.

Vă ofer câteva trucuri simple care vă vor ajuta să vă îmbunătăţiţi managementul timpului, eficienţa şi productivitatea.

1. Scoateţi cuvintele “Nu am timp”din vocabularul vostru. Este un lucru difícil de realizat, şi deşi îmi propun mereu să n-o fac, aceste cuvinte reuşesc să-mi scape câteodată. Totuşi obiectivul meu se menţine – acela de a le elimina. Data viitoare când veţi mai pronunţa cuvintele acestea, amintiţi-vă – dispuneţi de exact acelaşi timp ca toţi ceilalţi, ca şi înotătorii olimpici care se trezesc la 4 dimineaţa, ca şi preşedintele sau liderii politici care conduc ţări sau ţinuturi întregi. Scoateţi cuvintele acestea din vocabular, pentru că ceea ce spuneţi este de fapt: “Nu vreau să-mi fac timp ca să rezolv asta”, şi e ok! Data viitoare cand veţi mai spune aceste cuvinte, imaginaţi-vă că acest task pentru care nu aveţi timp ar fi, de fapt, un membru al familiei d-voastră, internat în spital – şi dacă ar fi aşa, v-aţi face timp. Adevărata problemă este cea a priorităţii – acest lucru merită sau nu timpul pe care i-l aloc”.

2. Un truc vechi dar foarte eficient – începeţi-vă ziua rezolvând cele mai grele probleme. Nimic nu poate să vă dea peste cap mai mult decât spaima de a amâna rezolvarea unui lucru difícil.

3. Fixaţi-vă mici recompense/bonusuri pentru situaţiile în care reuşiţi să vă rezolvaţi toate lucrurile propuse, descoperiţi ce anume vă motivează. Pentru mine functionează aşa: dacă reuşesc să rezolv trei chestii pe care mi le-am propus pot mânca gogoşile pe care mi le-a dat un coleg, astăzi. Un alt aspect interesant în ceea ce priveşte recompensa este faptul că dacă amân rezolvarea chestiunilor respective – gogoşile vor fi mancate de alţii!!

4. Un alt lucru pe care puteţi să-l faceţi este să vă asociaţi cu un coleg, care să vă ajute cumva cu realizarea task-urilor.

5. Dacă nu aveţi cea mai bună memorie din lume (şi eu n-am) FACEŢI LISTE. Când cineva vă încredinţează o responsabilitate, puneţi-o imediat pe hartie, apoi marcaţi-o pe telefon (alarmă), pe agenda electronică, în e-mail, notaţi-o pe spatele unei cutii de medicamente – un contează unde anume, doar notaţi! Nimic nu e mai groaznic decât să te trezeşti în miezul nopţii cu gandul – oo, nu, am uitat să fac cutare lucru.

6. N-am fost nici o dată un fan al etichetării task-urilor A, B, C în ordinea importantei acestora. Am incercat aceasta metoda si un functioneaza in cazul meu, bineinteles ca asta un inseamna ca un poate functiona in cazul vostru. Ceea ce am incercat sa fac, in schimb, a fost sa termin intai lucrurile marunte. Ce vrea sa insemne asta? De exemplu, daca am de tratat un e-mail, in cazul in care e scurt, sau contine un mic task, incerc sa scap cat mai repede de el, in loc sa revein din cand in cand asupra lui. Am multe asemenea mici chestii de rezolvat zilnic, si problemele marunte de pe lista mea dispar pana in jur de ora 10:30, de obicei. Lasandu-i liber restul zilei pentru proiectele cu adevarat importante.

7. Stabiliţi sau obtineţi deadline-uri pentru task-urile voastre. Când vă propuneţi ceva sau primiţi o însărcinare încercaţi să aflaţi întotdeauna când trebuie să fie gata. Apoi fixaţi-vă alarme care să vă amintească data de predare.

8. Echilibrul în muncă şi/sau viaţă pare să fie ceea ce toată lumea caută să găsească în prezent – dar pentru a îl obţine trebuie să investiţi timp şi energie. Programaţi-vă timp pentru relaxare şi odihnă, pentru familie, pentru lectură, timp pe care să-l petreceţi alături de partenerul de viaţă – nu neglijaţi aceste aspecte, chiar dacă nu sunt trecute în agenda d-voastră.

9. Biroul de la locul de muncă e raiul pentru mine. Tăviţele pentru documente mi se potrivesc cel mai bine. Nu ştiu care este cel mai bun sistem pentru biroul d-voastră, ce pot să vă spun este faptul că dacă vouă nu vă uşurează munca, atunci trebuie să-l schimbaţi şi să găsiţi ceva care să vi se potrivească. Din punctul meu de vedere, nu permit nimănui să-mi pună ceva pe birou. Asistenta mea are permisiunea de a-mi lăsa diverse documente într-o tăviţp anume, şi doar în una singură, restul se păstrează într-un dulap. Pe birou am o singură tăviţă – aceasta mă împiedică să mă ridic mereu, de 20 sau 30 de ori pe zi, pentru a mă deplasa după documente. Mai am o tăviţă plinăn de lucruri pe care trebuie să le citesc – dar nu în regim de urgenţă, astfel încât atunci când dispun de puţin timp liber, mă duc la ea. Mai există o tăviţă cu lucruri pe care trebuie să le finalizez împreună cu alţi colaboratori şi un fólder de e-mail plan cu chestii de rezolvat – reminder-ul îmi trimite pe ecranul computerului, din când în când, mesaje să-mi verific aceste două arii de lucru. Căutaţi ce se potriveşte modalităţi d-voastra de lucru, oricât timp va ia ca să aflaţi, merită!

10. Nu vă temeţi să cereţi ajutor. Ce e mai rău: să cereţi cuiva să vă ajute sau să faceţi task-ul incorect sau incomplet de 5 ori, sau şi mai rău.. să ascundeţi rezultatele? Se întâmplă, aşadar nu cădeţi victima maladiei care se numeste”teama de a cere ajutor”

Mintea d-voastră nu e un calculator, folosiţi calculatorul să vă ajute mintea să atingă aceste performanţe. În fiecare vineri, un mic reminder din Outlook vine să-mi amintească să trimit anumite email-uri. În fiecare saptămână, miercurea, mi se aminteşte că am două întâlniri, dis-de-dimineaţă. Nu sunteţi o maşină, aşa încât folosiţi tehnologia cu tot ce are ea mai bun de oferit.


Acțiuni

Information

Lasă un răspuns

Te rog autentifică-te folosind una dintre aceste metode pentru a publica un comentariu:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s




%d blogeri au apreciat asta: